word怎么打印成pdf_word怎么打印成pdf格式

在当今数字化办公的时代，PDF格式因其稳定、便于传输和阅读的特点，成为了人们日常工作中最常见的文件格式之一。许多用户在使用Microsoft Word编辑文档后，都有将其转换或打印成PDF格式的需求。特别是在中国地区，无论是企业办公还是个人使用，PDF格式文件都被广泛应用于合同签署、资料传送以及电子档案保存。本文将详细介绍在Windows和Mac操作系统中，如何将Word文档打印成PDF格式，并介绍几种常用的方法和注意事项。

一、什么是PDF格式

PDF，全称为Portable Document Format，即可携带文档格式，是由Adobe公司开发的一种文件格式。PDF文件可以保持原有文档的字体、格式、图片及排版不变，而且具有跨平台和跨设备阅读的优势。在中国的办公场景里，PDF格式因其文档安全性高、不易被随意篡改和打印效果与原文档一致，成为正式文件传递与保存的首选格式。

二、为什么要将Word打印成PDF格式

直接使用Word文档存在版本兼容性的问题，不同版本的Word可能导致格式错乱。而PDF格式文件无论在Windows、Mac还是手机及平板上打开，排版都能保持一致。同时，为了防止文档被修改，许多单位和机构都会优先接收PDF文件。此外，PDF文件便于压缩和加密，保障了信息的安全性和传输便捷性。

三、Windows系统中Word打印成PDF的方法

1. 使用“另存为”功能

最简单的方法是通过Word自带的“另存为”功能：

- 打开需要转换的Word文档。

- 点击左上角的“文件”菜单，选择“另存为”。

- 在弹出的保存窗口中，选择存储位置。

- 在“保存类型”下拉框中选择“PDF (*.pdf)”。

- 点击“保存”，Word文档即被转换成PDF格式。

这种方法快捷且不需要额外安装软件，适合Windows 10及以上版本的Office 2010及更高版本。

2. 使用打印功能中的“Microsoft Print to PDF”打印机

Windows 10及以上版本内置了虚拟打印机“Microsoft Print to PDF”，利用该功能也能将Word文档打印成PDF：

- 打开Word文档，点击“文件”→“打印”。

- 在打印机选择中，选择“Microsoft Print to PDF”。

- 点击“打印”，系统会弹出保存对话框，选择保存位置并输入文件名。

- 点击“保存”，打印生成的PDF即被保存。

这种方式适用于所有支持打印的应用程序，不仅限于Word。

3. 使用第三方PDF虚拟打印机

如果Windows系统版本过旧或Office版本不支持直接另存为PDF，则可以安装第三方虚拟打印机软件，如“福昕PDF打印机”、“Nitro PDF”、“Adobe Acrobat”等。这些虚拟打印机在打印时会将文件转换为PDF格式，使用方法与“Microsoft Print to PDF”类似，但功能更强大。

四、Mac系统中Word打印成PDF的方法

Mac系统自带的预览功能和打印系统对PDF支持极佳，转换过程十分简单：

- 打开Word文档，点击左上角的“文件”菜单，选择“打印”（或按Command+P快捷键）。

- 在打印对话框左下角，点击“PDF”按钮。

- 选择“存储为PDF”，输入文件名和保存位置。

- 点击保存，完成转成PDF的操作。

这种方式不需要借助任何第三方软件。

五、注意事项

1.转换后检查格式。尽管Word的“另存为PDF”功能比较完善，但有些复杂排版可能会出现细微差异，建议转换后打开PDF文件检查布局和字体。

2.保持字体兼容。为了避免转换后出现字体替换问题，建议使用常用字体，或者将字体嵌入文档。此外，Adobe Acrobat等专业软件支持字体嵌入，保证跨平台显示一致。

3.文件大小控制。PDF文件可能比Word文档体积大，可适度压缩图片或利用PDF压缩工具，减少文档体积，方便传输。

4.安全加密。对于敏感文档，可以设置密码保护，限制打印权限，确保信息安全，在企业和政府单位使用时尤为必要。

六、总结

在中国地区，无论是教育、政府还是企业，PDF格式已经成为通用标准。Word文档转换成PDF能有效保证文件的可读性和安全性。通过本文介绍的“另存为PDF”、“Microsoft Print to PDF”虚拟打印机、以及Mac系统的内置打印功能，用户可以快速方便地完成转化操作。结合实际需求选择合适的方法，并注重文件的格式和安全设置，将大大提升工作效率和文档管理水平。希望本文章能帮助中国地区的用户更好地掌握Word打印成PDF格式的技巧。